در عصر دیجیتال ما با بمباران اطلاعاتی مواجه شدیم. روزانه هزاران داده به سمت ما هجوم می آورند. یک کاربر عادی روزانه حدود 34 گیگابایت معادل 100,000 کلمه اطلاعات دیجیتال مصرف میکند. این اطلاعات از منابع مختلفی مانند تلویزیون، رادیو، اینترنت، تلفن همراه، بازی‌های ویدیویی، روزنامه‌ها و سایر رسانه‌ها دریافت می‌شود.
اطلاعاتی که کسب کردیم را فراموش کردیم. اگر بپرسند فلان کتاب که خواندی در مورد چه بود، حرفی برای گفتن نداریم. ساعت ها برای پیدا کردن مطالبی که یاد گرفتیم وقت تلف کردیم، تازه اگر خوش اقبال باشیم بعد از ساعت ها زیر رو کردن فولدر ها بتوانیم فایلی که ذخیره کردیم را پیدا کنیم.
پس با این وجود، چالش دانش کسب آن نیست، در دنیای دیجیتال در هر زمانی می توانید هر دانشی را کسب کنید. چالش این است که بدانیم کدام دانش ارزش کسب کردن دارد. بدانیم چه طور داده های دریافت شده رو طبقه بندی کنیم، آن ها را به کاربگیریم و عملی کنیم. تا ایده های جدید خلق کنیم. به خرد برسیم و تصمیم بهتر بگیریم.
مدیریت دانش شخصی کمک می کند یک سیستم کارآمد برای دریافت داده ها بسازیم. اطلاعات را سازماندهی کنیم و یادگیری خود را عمیق کنیم.
مدیریت دانش شخصی چیست؟
مدیریت دانش شخصی سیستمی است که به شما در جمع‌آوری، سازماندهی و دسترسی به دانش شخصی کمک میکند. این سیستم بخشی از عملکرد روزانه فرد است که یک چارچوب برای کار با داده ها و اطلاعات مشخص میکند.
مدیریت دانش شخصی از انبار کردن و انباشته شدن اطلاعات جلوگیری کرده و آن ها را به دانش مفید تبدیل میکند. با سازماندهی حرفه‌ای و اصولی، مراجعه به مطالب و بازیابی اطلاعات بدون سردرگمی و اتلاف وقت انجام می شود.
در مدیریت دانش تلاش میکنیم با پیروی از الگوی هرم دانش داده های دریافتی را به دانش مفید و خرد تبدیل کنیم. در هرم دانش چهار بخش وجود دارد:
۱. داده (Data): داده‌ها مجموعه‌ای از واقعیت‌های خام و بی‌ساختار هستند که به‌تنهایی معنا یا ارزشی ندارند. در این مرحله، هنوز هیچ تحلیل، تفسیر یا ارتباطی میان اجزا برقرار نشده و فقط به‌عنوان مواد اولیه دانش محسوب می‌شوند.
۲. اطلاعات (Information): اطلاعات زمانی شکل می‌گیرد که داده‌ها در یک زمینه قرار می‌گیرند و معنادار می‌شوند. پردازش داده‌ها، ارتباط دادن آنها به هم و فهمیدن اینکه به چه چیزی اشاره دارند، داده را به اطلاعات تبدیل میکند. در این مرحله میتوان چیزهایی را توصیف یا گزارش کرد، اما هنوز تفسیر عمیق صورت نگرفته است.
۳. دانش (Knowledge): دانش حاصل درک و تفسیر اطلاعات است. در این مرحله، اطلاعات در کنار تجربه، زمینه، و بینش قرار می‌گیرد تا فرد بتواند آن را در عمل به کار بگیرد.
۴. خرد (Wisdom): خرد بالاترین سطح در هرم دانش است و به توانایی استفاده سنجیده از دانش در موقعیت‌های مختلف اشاره دارد. در این سطح، فرد می‌داند چرا کاری باید انجام شود و چه زمانی بهترین زمان برای آن است.
به این ترتیب، در مدیریت دانش شخصی دریافت داده ها با دقت خاصی انجام می شود تا داده های بیهوده ذهن ما را اشغال نکند. داده های مفید که جواز ورود را کسب کردند بر اساس تکنیک های ویژه ای ذخیره و سازماندهی می شوند. فرد با ارزیابی و به کارگیری اطلاعات آن ها را به دانش کارآمد تبدیل میکند و به همین ترتیب تلاش می کند تا به بالاترین سطح دانش یعنی خرد برسد.
چگونه دانش خود را مدیریت کنیم؟
مغز طبیعی ما به تنهایی قادر به پردازش و ساماندهی این حجم اطلاعات نیست. پس باید یک مغز دوم1 بسازیم و انجام این فرایندها و اقدامات را به آن محول کنیم. در عصر دیجیتال با ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف به راحتی میتوان اینکار را انجام داد. پس ما فقط باید فرایند های لازم را طراحی کنیم و با کمک ابزارهای دیجیتال آن ها را اجرا کنیم.
باتوجه به هرم دانش الگوها و راهبردهایی که برای مدیریت دانش لازم داریم را می توان در چهار گام طراحی کرد:
گام اول: دریافت داده
داده ها نقش بسیار کلیدی در دانش ما دارند. کیفیت دانش ما به کیفیت همین دادها بستگی دارد. هر چه داده ها مفید تر و باکیفیت تر باشند دانش ما غنی تر و کارآمد تر است. پس باید کنترل مناسبی روی دروازه ذهن داشته باشیم.
پیشنیه یادگیری در یادگیری اثر دارد
گاهی پیش می‌آید که دو نفر در یک کلاس یا دوره آموزشی شرکت میکنند یکی به‌سرعت مطلب را درک میکند و دیگری گیج می شود. این تفاوت از کجا می‌آید؟ آیا یکی باهوش‌تر است؟ یا شاید مطالب برای او ساده‌تر بیان شده‌اند؟ یکی از دلایل آن پیشینه یادگیری است.2
پیشینه یادگیری، مجموعه‌ای از اطلاعات، تجربیات و دانسته‌هایی است که پیش از یادگیری یک مطلب جدید در ذهن ما انباشته شده‌اند. این پیشینه مثل خاک آماده‌ای‌ست که بذرهای دانایی در آن رشد میکنند. اگر این خاک غنی نباشد، حتی بهترین بذرها هم ممکن است ثمر ندهند.
یادگیری مثل تجارت است
تاجر هرچه سرمایه اولیه بیشتری داشته باشد میتواند معامله های بهتری انجام دهد. ذهن انسان هم همینطور است. هرچه اطلاعات پایه ای بیشتر و عمیق تری داشته باشیم بهتر می توانیم دانسته های جدید را بفهمیم و با آن ارتباط برقرار کنیم. هرچه ورودی های ذهن ارزشمند تر و دقیق تر باشد رأس المال و سرمایه اولیه ذهن ما بیشتر می شود.3
اگر می‌خواهید در آینده بهتر یاد بگیرید، باید از همین امروز روی ورودی‌های ذهنتان حساس باشید. چه می‌خوانید؟ چه می‌بینید؟ با چه چیزهایی ذهنتان را تغذیه میکنید؟ غذاهای سریع الهضم و سطحی به دانش مفید تبدیل نمی شوند. باید حرف مهم را از نویز تشخیص بدهید. باید توجه‌تان را مدیریت کنید.
گام دوم: تبدیل داده به اطلاعات
بعد از دریافت داده، باید آنها را در زمینه‌های مناسب قرار بدهیم تا معنادار شوند. باید جایگاه آن ها را در ذهنمان مشخص کنیم. باید روابط بین آن ها را کشف کنیم. برای انجام اینکار باید داده ها را ذخیره کنیم تا بتوانیم روی آن ها کار کرده و اجازه ندهیم به دست فراموشی سپرده شوند.
برای ثبت داده ها باید از یادداشت برداری استفاده کنیم. (البته یادداشت برداری اهداف دیگری را هم دنبال میکند؛ رجوع کنید به چرایی یادداشت برداری)
در یادداشت برداری دو چالش اساسی وجود دارد:
یکی اینکه خود یادداشت ها را چگونه باید بنویسیم؟
دیگری اینکه چگونه باید آن ها را سازماندهی و طبقه بندی کنیم؟
در چالش اول مشکل ما با محتوای خود یادداشت است فارغ از ارتباط آن با نوشته های دیگر. اگر از الگوهای مناسبی برای یادداشت برداری استفاده نکنید با مشکلات مختلفی مواجه می شوید. مثلا مطالب را به قدری پیچیده نوشته اید که هنگام مراجعه از درک و فهم آن عاجز خواهید بود. نوشته ها پراکنده و مشوش نوشته شده اند و ساختار منسجمی تشکیل نداده اند.
برای حل این مشکل باید از تکنیک های اصولی برای یادداشت برداری استفاده کنیم. این الگوها تا جای ممکن تلاش میکنند از بروز این مشکلات جلوگیری کنند. این تکنیک ها عبارت اند از:
- نوشتن به زبان خود: رونویسی نکنید. نوشته ها باید با زبان شما، واژه‌های شما و ساختار ذهنی شما باشد.
- اتمی نوشتن: یادداشت ها باید اتمی باشند. این به شما اجازه می دهد به جای پراکنده و درهم نویسی روی یک موضوع واحد تمرکز کنید.
- لایه‌بندی مطالب: با لایه بندی مطالب در سطوح مختلف تلاش میکنید محتوا را به تدریج خلاصه کنید. این کار از اتلاف وقت و بازخوانی مطالب غیرضروری هنگام مراجعه جلوگیری میکند.
- اسکچ‌نوت: اسکچ نوت ها ماندگاری مطالب در ذهن شما را تضمین میکنند. باید یادداشت های بصری بکشید تا اطلاعات به این زودی ها از ذهن تان پاک نشود.
- نقشه های ذهنی: با ترسیم نقشه های ذهنی تلاش میکنید ساختار منسجمی برای اطلاعات بسازید تا اشراف بیشتری روی محتوا داشته باشید.
بعد از نگارش خود یادداشت باید بریم سراغ چالش دوم یعنی سازماندهی یادداشت ها. یکی از مشکلاتی که معمولا با آن مواجه می شویم پیداکردن یادداشت ها هنگام مراجعه است. حتی نمیتوانیم پوشه‌ای که در آن فایل‌ها را ذخیره کردیم پیدا کنیم. برای حل این مشکل باید از ساختاری منسجم و کارآمد برای دسته بندی و ساماندهی یادداشت ها استفاده کنیم. اگر طبقه بندی اطلاعات به درستی انجام نشود تبدیل آنها به دانش مفید و خرد دشوار خواهد بود.
برای سازماندهی یادداشت‌ها روش‌های مختلفی وجود دارد:
- پوشه بندی: پوشه‌ها صرفا برای تفکیک نوع خاصی از محتوا مناسب اند اما برای سازماندهی و تفکیک موضوعی اصلا روش مناسبی نیست. به هیچ وجه از پوشه ها برای مرتب سازی فایل های خود استفاده نکنید چون با اینکار نوشته های خود را زندانی میکنید!
- ایجاد نقشه محتوا: ساختن نقشه محتوا مناسب ترین روش برای سازماندهی مطالب است. لینک ها انعطاف پذیراند و به افزایش یادگیری کمک میکنند.
- تگ گذاری: از تگ ها هم میتوانید برای سازماندهی یادداشت ها استفاده کنید. تگ ها هم منعطف اند و برای دسته بندی میتوان از آنها بهره گرفت.
- ساخت پایگاه داده: پایگاه داده محدودیت پوشه‌ها را ندارد و دسترسی به مطالب را آسان‌تر میکند.
گام سوم: تبدیل اطلاعات به دانش
برای تبدیل اطلاعات به دانش باید یک قدم از یادداشت برداری فراتر بروید. باید با یادداشت سازی از ورودی ها خروجی بگیرید. در یادداشت برداری شما صرفا اطلاعات به دست آمده از منابع مختلف را ثبت میکنید. اما یادداشت سازی یک مرحله پیشرفته تر است که در آن تلاش میکنید با تحلیل، ارزیابی و ترکیب اطلاعات آنها را به دانش مفید و کاربردی تبدیل کنید.
برای یادداشت سازی و تبدیل اطلاعات به دانش می توانید از روش های زیر استفاده کنید.
- یادگیری کریستالی: در این روش تلاش میکنید ارتباط بین دانسته های قبلی را کشف کنید.
- یادگیری در ملأعام: یادداشت های خود را منتشر کنید تا با گرفتن بازخورد از دیگران اشکالات آن را برطرف کنید.
- یادگیری طبق مدل بلوم: تلاش کنید بر اساس سطوح مختلفی که در هرم بلوم مطرح شده سطح اطلاعات خود را ارتقاء بدهید و آن ها را به بالاترین سطح برسانید.
- تفکر واگرا
گام چهارم: تبدیل دانش به خرد
راهبردهایی که در گام قبل مطرح شد در تبدیل دانش به خرد هم موثر هستند. همانطور که در هرم دانش گفتیم مرزبندی شفاف و دقیقی بین این مراحل وجود ندارد.
علاوه بر الگوهای قبلی کسب یکسری مهارت ها در زمینه های زیر میتواند به فرد در رسیدن به خرد کمک شایانی کند:
- تفکر غیر خطی: توجه داشته باشید که تفکر لزوما از نقطه الف به ب نیست.
- تفکر سیستمی: داشتن تفکر سیستمی کمک میکند تحلیل و ارزیابی دقیق تری نسبت به دانش خود داشته باشیم.
- خطاهای شناختی: آشنایی با سوگیری ها و خطاهای شناختی میتواند در ارزیابی دانش و گرفتن تصمیم های درست بسیار اثر گذار باشد.
نکته ها
- لزوما قرار نیست همه یادداشت ها این مراحل را طی کنند. بعضی از منابع اصلا ارزش این همه وقت گذاشتن ندارند. ممکن است بعضی از داده ها در مرحله اطلاعات باقی بمانند. همه مطالب قرار نیست به بالاترین سطح برسند. به قول فرانسیس بیکن: «بعضی از کتاب‌ها را باید چشید، بعضی دیگر را باید بلعید، و تعداد کمی را باید جوید و هضم کرد؛ یعنی بعضی از کتاب‌ها را باید فقط در بخش‌هایی خواند؛ بعضی دیگر را باید خواند، اما نه با کنجکاوی؛ و تعداد کمی را باید به‌طور کامل، با پشتکار و توجه خواند». (+)
- مدیریت دانش یک مسیر خطی نیست. نمیتوان اسباب رسیدن به دانش مفید و خرد را همین طور خطی تعریف کرد. همانطور که گفتیم تفکر غیر خطی است.
متدهای رایج مدیریت دانش
مدیریت دانش یک سیستم شخصی است. شما بر اساس نیاز و علاقه خود باید آن را طراحی کنید. اما متدهایی توسط افراد مختلف طراحی شدند که ممکن است بخش عمده آن برای شما کاربردی باشد. لزوما قرار نیست از یکی از آنها استفاده کنید. ممکن است آنها را باهم ترکیب کنید. از ایده های موجود در هرکدام الهام بگیرید و سیستم شخصی خودتان را کار آمد کنید. اگر در شروع مسیر هستید میتوانید از این متدها استفاده کنید. به مرور سیستم شخصی خودتان را بسازید.
ساختن مغز دوم
ساختن مغز دوم توسط تیاگو فورته طراحی شده. برای اطلاعات بیشتر به یادداشت زیر مراجعه کنید:
زتلکاستن
این روش توسط فیلسوف آلمانی نیکلاس لومان طراحی شده. برای آشنایی با این روش به مقالات زیر مراجعه کنید:
دیجیتال گاردن
دیجیتال گاردن با بهره گیری از استعاره باغبانی الگوهای کارآمدی برای مدیریت دانش معرفی میکند. برای اطلاعات بیشتر به این یادداشت مراجعه کنید: یادداشت‌برداری با روش دیجیتال گاردن
کدام متد را انتخاب کنیم؟ می توانید بر اساس نیاز و شخصیت تان انتخاب کنید. در شخصیت شما در یادداشت برداری توضیح دادم که هر فرد براساس نیاز و علاقه ای که دارد می تواند از کدام روش و ابزار استفاده کند.
سوالات متداول
◾مدیریت دانش شخصی چیست؟
سیستمی است که هر فرد برای کار با اطلاعات و دانش طراحی می کند. این سیستم شامل مجموعه ای از فرایندها برای ارزیابی و دریافت داده‌ها، ذخیره سازی و سازماندهی آنها، به کارگیری اطلاعات و تلاش برای رساندن آنها به بالاترین سطح دانش یعنی خرد است.
◾چرا به مدیریت دانش شخصی نیاز داریم؟ما روزانه با داده‌های بسیار زیادی مواجه می شویم. برای تشخیص داده‌های مفید از بیهوده نیاز به سیستمی داریم تا داده های مفید را ذخیره کرده و با سازماندهی اصولی از اتلاف وقت و سردرگمی هنگام بازیابی اطلاعات جلوگیری کند. این سیستم با تعیین راهبردهای خاص به شخص کمک کند تا یادگیری خود را عمیق تر کرده و اطلاعات را به دانش مفید تبدیل کند.
◾چگونه دانش شخصی را مدیریت کنیم؟مغز طبیعی ما به تنهایی قادر به پردازش و مدیریت این حجم از اطلاعات نیست. پس باید یک مغز دوم بسازیم و فرایندها و اقدامات لازم را به آن واگذار کنیم. با ابزارهای دیجیتال که در اختیار داریم این کار به سهولت انجام می گیرد.
Footnotes
-
ساختن مغز دوم(Building a Second Brain) اصطلاحی است که تیاگو فورته برای مدیریت دانش دیجیتال به کار برد. او کتابی با همین عنوان نوشته و با طراحی روش های CODE و PARA تلاش کرده سیستمی مناسب برای علاقه مندان به مدیریت دانش معرفی کند. هرچند تیاگو فورته نقش مهمی در محبوب سازی این مفهوم در عصر دیجیتال ایفا کرده اما ایجاد یک سیستم خارجی برای مدیریت دانش شخصی پیش از این نیز توسط افراد مختلفی مطرح شده است. ↩
-
کتاب یادگیری زایا، ص19 ↩
-
مرحوم مظفر در کتاب المنطق از اصطلاح رأس المال برای توصیف این وضعیت استفاده می کند: «ضروریات (بدیهیات) خودبه‌خود در اختیار انسان هستند و این‌ها رأس‌المال اصلی او برای کسب علوم نظری‌اند. انسان با این سرمایه، مفاهیم جدید را فرا می‌گیرد. هرچه بیشتر بیاموزد، رأس‌المالش بیشتر می‌شود و در نتیجه توان بیشتری برای یادگیری مطالب جدید پیدا میکند؛ همانطور که تاجر با افزایش سرمایه‌اش، توان سودآوری بیشتری پیدا میکند.» (المنطق، جلد1، صفحه 24) ↩