مدیریت دانش شخصی (PKM)

مدیریت دانش شخصی مجموعه ای از فرایندهاست که هر فرد برای جمع‌آوری، سازماندهی، بازیابی و اشتراک دانش خود به کار می‌برد.

این سیستم کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت منظم طبقه بندی کنیم تا در زمان مورد نیاز به راحتی در دسترس باشند و بتوان از آنها استفاده کرد.

در این فرایند فرد تلاش می‌کند اطلاعات را به دانشی مفید تبدیل کرده و به بالاترین سطح آگاهی و خرد برسد.

چرا به مدیریت دانش شخصی نیاز داریم؟

در دنیای امروز ما با حجم زیادی از اطلاعات مواجه هستیم. روزانه هزاران داده از تلویزیون، رادیو، گوشی‌های هوشمند، بازی‌های ویدئویی، روزنامه‌ها و رسانه‌های دیگر به سمت ما سرازیر می‌شوند.¹

بسیاری از این اطلاعات را فراموش می‌کنیم، نمی‌دانیم کجا ذخیره‌ شدند. گاهی محتوای بی‌فایده جمع می‌کنیم و بین انبوه داده‌ها سردرگم می‌شویم. در نتیجه آموخته‌هایمان به دانش مفید تبدیل نمی‌شوند و در عمل از آن‌ها بهره‌ای نمی‌بریم.

با این وجود، چالش دانش کسب آن نیست. در عصر دیجیتال در هر زمانی می توانید هر دانشی را کسب کنید. چالش این است که بدانیم چه چیزی ارزش یادگیری دارد، چگونه داده‌ها را طبقه‌بندی کنیم و چطور آن‌ها را به‌کار بگیریم و به دانش مفید تبدیل کنیم.

مدیریت دانش شخصی راهکاری است که می‌تواند از آشفتگی ذهنی و انبارکردن اطلاعات جلوگیری کند. مدیریت دانش کمک می کند داده‌های مفید را ذخیره کنیم، به آن‌ها معنا بدهیم و از آنها برای تصمیم‌گیری بهتر در زندگی استفاده کنیم.

چگونه دانش شخصی را مدیریت کنیم؟

مغز طبیعی ما به تنهایی قادر به پردازش و مدیریت این حجم از اطلاعات نیست. پس باید یک مغز دوم² بسازیم و فرایندها و اقدامات لازم را به آن واگذار کنیم. امروزه با ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف به راحتی میتوان اینکار را انجام داد. پس ما فقط باید فرایند های لازم را طراحی کنیم و با کمک ابزارهای دیجیتال آن ها را اجرا کنیم.

در مدیریت دانش تلاش میکنیم با پیروی از الگوی هرم دانش (DIKW pyramid) داده‌های دریافتی را به دانش مفید و خرد تبدیل کنیم.

اجزای هرم DIKW

در هرم دانش چهار بخش وجود دارد که بین داده‌‌ها، اطلاعات، دانش و خرد تفاوت قائل شده است:

۱. داده (Data): داده‌ها مجموعه‌ای از واقعیت‌های خام و بی‌ساختار هستند که به‌تنهایی معنا یا ارزشی ندارند. این اطلاعات می‌توانند عدد، کلمه، تصویر یا هر نوع ورودی ثبت‌شده باشند. در این مرحله، هنوز هیچ تحلیل، تفسیر یا ارتباطی میان اجزا برقرار نشده و فقط به‌عنوان مواد اولیه دانش محسوب می‌شوند.

۲. اطلاعات (Information): اطلاعات زمانی شکل می‌گیرد که داده‌ها در یک زمینه قرار می‌گیرند و معنادار می‌شوند. پردازش داده‌ها، ارتباط دادن آن‌ها به هم و فهمیدن اینکه به چه چیزی اشاره دارند، داده را به اطلاعات تبدیل می‌کند. در این مرحله می‌توان چیزهایی را توصیف یا گزارش کرد، اما هنوز تفسیر عمیق صورت نگرفته است.

۳. دانش (Knowledge): دانش حاصل درک و تفسیر اطلاعات است. در این مرحله، اطلاعات در کنار تجربه، زمینه، و بینش قرار می‌گیرد تا فرد بتواند آن را در عمل به کار بگیرد.

۴. خرد (Wisdom): خرد بالاترین سطح در هرم دانش است و به توانایی استفاده سنجیده از دانش در موقعیت‌های مختلف اشاره دارد. خرد شامل قضاوت درست، پیش‌بینی پیامدها، و انتخاب بهترین راه‌حل است. در این سطح، فرد می‌داند چرا کاری باید انجام شود و چه زمانی بهترین زمان برای آن است. در این لایه فرد از «چگونگی» به «چرا» می رسد.

پیوند به اصلی

به این ترتیب، در مدیریت دانش شخصی دریافت داده‌ها با دقت خاصی انجام می‌شود تا داده‌های بیهوده ذهن ما را اشغال نکند. داده‌های مفید که جواز ورود را کسب کردند بر اساس تکنیک‌های ویژه‌ای ذخیره و سازمان‌دهی می‌شوند. فرد با ارزیابی و به‌کارگیری اطلاعات آن‌ها را به دانش کارآمد تبدیل می‌کند و به همین ترتیب تلاش می‌کند تا به بالاترین سطح دانش یعنی خرد برسد.

Yellow0

⚠️ لزوما قرار نیست همه داده‌ها این مراحل را طی کنند. بعضی از منابع اصلا ارزش این همه وقت گذاشتن ندارند. ممکن است بعضی از داده ها در مرحله اطلاعات باقی بمانند. همه مطالب قرار نیست به بالاترین سطح برسند. به قول فرانسیس بیکن: «بعضی از کتاب‌ها را باید چشید، بعضی دیگر را باید بلعید، و تعداد کمی را باید جوید و هضم کرد؛ یعنی بعضی از کتاب‌ها را باید فقط در بخش‌هایی خواند؛ بعضی دیگر را باید خواند، اما نه با کنجکاوی؛ و تعداد کمی را باید به‌طور کامل، با پشتکار و توجه خواند». (+)

چرخه مدیریت دانش

یک. دریافت داده و ذخیره سازی

داده ها نقش بسیار کلیدی در دانش ما دارند. کیفیت دانش ما به کیفیت همین دادها بستگی دارد. کیفیت خروجی یک سیستم به کیفیت ورودی آن بستگی دارد. هر چه داده ها مفید تر و باکیفیت تر باشند دانش ما غنی تر و کارآمد تر است. پس باید کنترل مناسبی روی دروازه ذهن داشته باشیم.

Gray0

پیشنیه یادگیری در یادگیری اثر دارد
گاهی پیش می‌آید که دو نفر در یک کلاس یا دوره آموزشی شرکت می‌کنند یکی به‌سرعت مطلب را درک می‌کند و دیگری گیج می شود. این تفاوت از کجا می‌آید؟ آیا یکی باهوش‌تر است؟ یا شاید مطالب برای او ساده‌تر بیان شده‌اند؟ یکی از دلایل آن پیشینه یادگیری است.³

پیشینه یادگیری، مجموعه‌ای از اطلاعات، تجربیات و دانسته‌هایی است که پیش از یادگیری یک مطلب جدید در ذهن ما انباشته شده‌اند. این پیشینه مثل خاک آماده‌ای‌ست که بذرهای دانایی در آن رشد می‌کنند. اگر این خاک غنی نباشد، حتی بهترین بذرها هم ممکن است ثمر ندهند.

یادگیری مثل تجارت است
تاجر هرچه سرمایه اولیه بیشتری داشته باشد میتواند معامله های بهتری انجام دهد. ذهن انسان هم همینطور است. هرچه اطلاعات پایه ای بیشتر و عمیق تری داشته باشیم بهتر می توانیم دانسته های جدید را بفهمیم و با آن ارتباط برقرار کنیم. هرچه ورودی های ذهن ارزشمند تر و دقیق تر باشد رأس المال و سرمایه اولیه ذهن ما بیشتر می شود.⁴

چه محتوایی را نباید دریافت کنیم؟

اگر می‌خواهید در آینده بهتر یاد بگیرید، باید از همین امروز روی ورودی‌های ذهنتان حساس باشید. چه می‌خوانید؟ چه می‌بینید؟ با چه چیزهایی ذهن‌تان را تغذیه می‌کنید؟ غذاهای سریع الهضم و سطحی به دانش مفید تبدیل نمی شوند.

باید حرف مهم را از نویز تشخیص بدهید. نویزها مانع دیدن می‌شوند. “منظور از نویز، اخبار و گزاره‌های بی‌فایده‌ای است که مدام از این‌طرف و آن‌طرف، ناخواسته به ذهن خورانده می‌شوند. تأثیر این نویزها، درست مثل نویزهای صوتی و تصویری، در ابتدا آزاردهنده و در حالت شدیدش خطرناک است. شدت نویزهای ذهنی گاهی به قدری زیاد می‌شود که انسان به کلی از کارش می‌ماند و اصلاً یادش نمی‌آید که چرا و چطور درگیر این نویزها شده است.”

چگونه داده‌ها را ذخیره کنیم؟

برای ثبت داده ها باید از یادداشت برداری استفاده کنیم. (البته یادداشت برداری اهداف دیگری را هم دنبال میکند؛ به چرا یادداشت برداریم؟ رجوع کنید)

چگونه یادداشت برداریم؟

معمولا یادداشت برداری با چالش‌ها و مشکلات مختلفی مواجه می شود. مثلا هنگام مراجعه، مطالب به‌قدری پیچیده و غامض نوشته شدند که درک آن بسیار دشوار است. یا در به خاطر سپردن محتوای آن مشکل داریم و حتی نمیتوانیم پوشه‌ای که در آن فایل‌ها را ذخیره کردیم پیدا کنیم. مطالب به قدری پراکنده و مشوش جمع‌آوری شدند که هیچ ساختار منسجمی در ذهن ما تشکیل ندادند.

برای اینکه یادداشت ها مفید و اثر بخش باشند می توانید از تکنیک های زیر استفاده کنید. این تکنیک‌ها قرار نیست معجزه کنند، اما در کاهش و رفع این مشکلات کمک شایانی می‌کنند.

1. نوشتن به زبان خود: رونویسی نکنید. نوشته ها باید با زبان شما، واژه‌های شما و ساختار ذهنی شما باشد.
2. اتمی نوشتن: یادداشت ها باید اتمی باشند. این به شما اجازه می دهد به جای پراکنده و درهم نویسی روی یک موضوع واحد تمرکز کنید.
3. لایه‌بندی مطالب: با لایه بندی مطالب در سطوح مختلف تلاش میکنید محتوا را به تدریج خلاصه کنید. این کار از اتلاف وقت و بازخوانی مطالب غیرضروری هنگام مراجعه جلوگیری می‌کند.
4. مصورسازی: از نوشتن ساده کلمات فراتر بروید و داده‌ها را به تصویر تبدیل کنید. یادداشت های بصری بکشید یادگیری شما را عمیق و ماندگار می‌کند.
   • اسکچ‌نوت: ترکیب دست‌نویس، تصویر، آیکون، فلش و متن برای یادداشت‌برداری خلاقانه و بصری.
   • نقشه های ذهنی: با ترسیم نقشه های ذهنی تلاش میکنید ساختار منسجمی برای اطلاعات بسازید تا اشراف بیشتری روی محتوا داشته باشید.

پیوند به اصلی

💡 نمونه یادداشت من

محتوای یادداشت

محتوای یادداشت من چهار بخش دارد:

• چکیده: عصاره و جان کلام آن را در چند خط می نویسم.
• خلاصه: محتوای آن را اجمالا خلاصه میکنم.
• نشانه: بخش های جذاب آن را علامت گذاری کرده و مسقیما وارد میکنم، مثل نقل قول ها و جملات کلیدی.
• حاشیه: تحلیل، ارزیابی و جمع بندی خودم را می نویسم. لینک یادداشت های مرتبط را وارد میکنم.

پیوند به اصلی

دو. مرتب کردن و سازماندهی

چگونه یادداشت‌ها را سازماندهی کنیم؟

بعد از یادداشت برداری باید نوشته‌ها را سازماندهی و طبقه بندی کنیم. یکی از مشکلاتی که معمولا با آن مواجه می شویم پیداکردن یادداشت ها هنگام مراجعه است. حتی نمیتوانیم پوشه‌ای که در آن فایل‌ها را ذخیره کردیم پیدا کنیم. یکی از دلایل این مسئله سازماندهی نادرست و غیر اصولی داده هاست. اگر طبقه بندی اطلاعات به درستی انجام نشود تبدیل آنها به دانش مفید و خرد دشوار خواهد بود.

برای حل این مشکل باید از ساختاری منسجم و کارآمد برای دسته بندی و ساماندهی یادداشت ها استفاده کنیم. با سازماندهی حرفه‌ای مراجعه به مطالب و بازیابی اطلاعات بدون سردرگمی و اتلاف وقت انجام می شود.

روش‌های سازماندهی

برای سازماندهی یادداشت‌ها روش‌های مختلفی وجود دارد:

• پوشه بندی: پوشه‌ها صرفا برای تفکیک نوع خاصی از محتوا مناسب اند اما برای سازماندهی و تفکیک موضوعی اصلا روش مناسبی نیست. به هیچ وجه از پوشه ها برای مرتب سازی فایل های خود استفاده نکنید چون با اینکار نوشته های خود را زندانی میکنید!
• ایجاد نقشه محتوا: ساختن نقشه محتوا مناسب ترین روش برای سازماندهی مطالب است. لینک ها انعطاف پذیراند و به افزایش یادگیری کمک میکنند.
• برچسب گذاری: از تگ ها هم میتوانید برای سازماندهی یادداشت ها استفاده کنید. تگ ها هم منعطف اند و برای دسته بندی میتوان از آنها بهره گرفت.
• ساخت پایگاه داده: پایگاه داده محدودیت پوشه‌ها را ندارد و دسترسی به مطالب را آسان‌تر میکند.

الگوهای سازماندهی

برای سازماندهی یادداشت‌ها الگوهای مختلفی وجود دارد مثل PARA Method یا Zettelkasten. اینجا سیستمی که خودم از آن استفاده می‌کنم را توضیح می‌دهم. روش کار من هم ترکیبی از این دو سیستم است.

شما هم لازم نیست به سیستم خاصی پایبند باشید. بر اساس نیاز و کاربردی که دارید می توانید یک الگو برای خودتان طراحی کنید.

🗺️ روش من

توجه داشته باشید که شما با هر ابزار و نرم‌افزاری میتوانید از این الگو استفاده کنید. منتها بعضی از تکنیک‌ها فقط در نرم‌افزارهای خاص مثل ابسیدین و نوشن قابل اجراست.

📂 پوشه‌ها
من از چهار پوشه استفاده میکنم:

• 📨 Fleeting Note: برای ایده های سریع و موقت.
• 🗃️ Resources: برای ذخیره منابع، هر نوع منبعی، فیلم، کتاب، پادکست.
• ⚗️ Refined Notes: یادداشت های من، نقشه های محتوا، تحلیل ها و جمع بندی ها.
• 🌐 Publish: محتواهایی که در بلاگ می نویسم و منتشر میکنم.

🛠️ جریان کار

• هر محتوایی که مصرف میکنم را توی پوشه Resources وارد میکنم. این محتوا ها عبارت اند از: کتاب، پادکست، دوره آموزشی، فیلم و سریال، مستند، و بلاگ پست. (در وارد کردن محتوا در ابسیدین این مورد را کامل توضیح دادم)
• جستارها و یادداشت های همیشه سبز را در پوشه Refined Notes می نویسم.
• مطالب پوشه قبل به حد قابل قبولی رسیدند و برای دیگران مفیدند را بازنویسی کرده و در پوشه Publish قرار میدهم تا با دیگران به اشتراک بگذارم.
• برای دسته بندی به جای استفاده از پوشه از دیتابیس استفاده میکنم. به این شکل که برای هر فایل از متاداده‌های مشخصی استفاده میکنم. در نرم افزار ابسیدین این اطلاعات در بخش پراپرتیز وارد می شود. سپس می توانم یک دیتابیس برای همه فایل‌ها ایجاد کنم. با توجه به پراپرتی هایی که وارد کردم میتوانم با فیلتر کردن موضوع محتوای مدنظر خودم را پیدا کنم. (در ساخت پایگاه داده این مورد را کامل توضیح دادم)
• علاوه بر این از ایجاد نقشه محتوا برای جمع‌آوری محتواهای مرتبط استفاده میکنم.

پیوند به اصلی

سه. پردازش، بازبینی، اصلاح

بعد از دریافت داده، باید آنها را در زمینه‌های مناسب قرار بدهیم تا معنادار شوند. باید جایگاه آن ها را در ذهنمان مشخص کنیم. باید آن ها را تحلیل و ارزیابی کنیم. در این مرحله باید یک قدم از یادداشت برداری فراتر بروید. باید با یادداشت سازی از ورودی ها خروجی بگیرید. در یادداشت برداری شما صرفا اطلاعات به دست آمده از منابع مختلف را ثبت میکنید. اما یادداشت سازی یک مرحله پیشرفته تر است که در آن تلاش میکنید با تحلیل، ارزیابی و ترکیب اطلاعات آنها را به دانش مفید و کاربردی تبدیل کنید.

چگونه یادداشت بسازیم؟

برای یادداشت سازی میتوانید از این تکنیک‌ها استفاده کنید:

• مثال زدن: تلاش کنید برای آنچه یادگرفتید مثال بزنید. با اینکار از دانسته های قبلی تان کمک می گیرید و این مطلب جدید را به آموخته های قبلی پیوند می زنید.

• لینک دهی، ایجاد ارتباط بین یادداشت‌ها: یادداشت‌های ما نباید جدا و پراکنده بمانند. مثل تارهای یک شبکه، باید بینشان ارتباط ایجاد کنیم. می توانید از تکنیک یادگیری کریستالی استفاده کنید. در این روش تلاش می‌کنید ارتباط بین دانسته های قبلی را کشف کنید.

• نقد کنید: محتوای آن را ارزیابی کنید. آیا استدلال های آن منطقی است؟ آیا نتیجه آن قابل اعتماد است؟

• یادداشت های همیشه سبز بنویسید.

پیوند به اصلی

چهار. خلق، تولید و انتشار

در این مرحله دانش باید به کار گرفته شود. تلاش میکنیم آموخته ها را به خروجی قابل لمس تبدیل کنیم:

• آموزش دادن به دیگران: وقتی چیزی را به کسی آموزش می‌دهیم، در واقع خودمان هم بهتر یاد می‌گیریم. تدریس یکی از بهترین روش‌ها برای عمیق کردن یادگیری است. حتی اگر کسی را پیدا نکردید به خوتان توضیح دهید.

• یادگیری در ملأعام: یعنی فرآیند یادگیری‌مان را عمومی کنیم و بگذاریم دیگران هم ببینند چطور یاد می‌گیریم، چه چیزهایی می‌فهمیم، و چه چیزهایی هنوز برایمان مبهم‌اند. این کار باعث می‌شود بازخورد بگیریم، اشتباهاتمان را بهتر بشناسیم و مسیر یادگیری‌مان به دیگران هم کمک کند.

Gray0

برای اینکه دانش را به کاربگیریم و به بالاترین سطح یعنی خرد برسیم نمیتوان لیست مشخصی از تکنیک ها را بیان کرد. اما داشتن مهارت های زیر برای رسیدن به این مرحله کمک شایانی می کنند:

• تفکر غیر خطی: توجه داشته باشید که تفکر لزوما از نقطه الف به ب نیست.
• تفکر سیستمی: داشتن تفکر سیستمی کمک میکند تحلیل و ارزیابی دقیق تری نسبت به دانش خود داشته باشیم.
• تفکر واگرا: توانایی تولید ایده‌های متنوع و خلاقانه برای حل یک مسئله یا پاسخ به یک سوال.
• خطاهای شناختی: آشنایی با سوگیری ها و خطاهای شناختی میتواند در ارزیابی دانش و گرفتن تصمیم های درست بسیار اثر گذار باشد.

متدهای رایج مدیریت دانش

مدیریت دانش یک سیستم شخصی است. شما بر اساس نیاز و علاقه خود باید آن را طراحی کنید. اما متدهایی توسط افراد مختلف طراحی شدند که ممکن است بخش عمده آن برای شما کاربردی باشد. لزوما قرار نیست از یکی از آنها استفاده کنید. ممکن است آنها را باهم ترکیب کنید. از ایده های موجود در هرکدام الهام بگیرید و سیستم شخصی خودتان را کار آمد کنید. اگر در شروع مسیر هستید میتوانید از این متدها استفاده کنید. به مرور سیستم شخصی خودتان را بسازید.

ساختن مغز دوم

ساختن مغز دوم توسط تیاگو فورته طراحی شده. برای اطلاعات بیشتر به یادداشت زیر مراجعه کنید:

• Build a second brain
• Building a Second Brain: The Definitive Introductory Guide

زتلکاستن

این روش توسط فیلسوف آلمانی نیکلاس لومان طراحی شده. برای آشنایی با این روش به مقالات زیر مراجعه کنید:

• https://zettelkasten.de/overview/

دیجیتال گاردن

دیجیتال گاردن با بهره گیری از استعاره باغبانی الگوهای کارآمدی برای مدیریت دانش معرفی میکند. برای اطلاعات بیشتر به این یادداشت مراجعه کنید: یادداشت‌برداری با روش دیجیتال گاردن

---

کدام متد را انتخاب کنیم؟ می توانید بر اساس نیاز و شخصیت تان انتخاب کنید. در شخصیت شما در یادداشت برداری توضیح دادم که هر فرد براساس نیاز و علاقه ای که دارد می تواند از کدام روش و ابزار استفاده کند.

🗜️ عصاره بحث

◾مدیریت دانش شخصی چیست؟

سیستمی است که هر فرد برای کار با اطلاعات و دانش طراحی می کند. این سیستم شامل مجموعه ای از فرایندها برای ارزیابی و دریافت داده‌ها، ذخیره سازی و سازماندهی آنها، به کارگیری اطلاعات و تلاش برای رساندن آنها به بالاترین سطح دانش یعنی خرد است.

◾چرا به مدیریت دانش شخصی نیاز داریم؟

ما روزانه با داده‌های بسیار زیادی مواجه می شویم. برای تشخیص داده‌های مفید از بیهوده نیاز به سیستمی داریم تا داده های مفید را ذخیره کرده و با سازماندهی اصولی از اتلاف وقت و سردرگمی هنگام بازیابی اطلاعات جلوگیری کند. این سیستم با تعیین راهبردهای خاص به شخص کمک کند تا یادگیری خود را عمیق تر کرده و اطلاعات را به دانش مفید تبدیل کند.

◾چگونه دانش شخصی را مدیریت کنیم؟

مغز طبیعی ما به تنهایی قادر به پردازش و مدیریت این حجم از اطلاعات نیست. پس باید یک مغز دوم بسازیم و فرایندها و اقدامات لازم را به آن واگذار کنیم. با ابزارهای دیجیتال که در اختیار داریم این کار به سهولت انجام می گیرد.

Footnotes

1. بنابر گزارش دانشگاه کالیفرنیا، سن دیگو یک آمریکایی در سال 2009 روزانه 34 گیگابات معادل 100,000 کلمه اطلاعات مصرف می‌کند.(+) ↩

2. ساختن مغز دوم(Building a Second Brain) اصطلاحی است که تیاگو فورته برای مدیریت دانش دیجیتال به کار برد. او کتابی با همین عنوان نوشته و با طراحی روش های CODE و PARA تلاش کرده سیستمی مناسب برای علاقه مندان به مدیریت دانش معرفی کند. هرچند تیاگو فورته نقش مهمی در محبوب سازی این مفهوم در عصر دیجیتال ایفا کرده اما ایجاد یک سیستم خارجی برای مدیریت دانش شخصی پیش از این نیز توسط افراد مختلفی مطرح شده است. ↩

3. کتاب یادگیری زایا، ص19 ↩

4. مرحوم مظفر در کتاب المنطق از اصطلاح رأس المال برای توصیف این وضعیت استفاده می کند: «ضروریات (بدیهیات) خودبه‌خود در اختیار انسان هستند و این‌ها رأس‌المال اصلی او برای کسب علوم نظری‌اند. انسان با این سرمایه، مفاهیم جدید را فرا می‌گیرد. هرچه بیشتر بیاموزد، رأس‌المالش بیشتر می‌شود و در نتیجه توان بیشتری برای یادگیری مطالب جدید پیدا می‌کند؛ همان‌طور که تاجر با افزایش سرمایه‌اش، توان سودآوری بیشتری پیدا می‌کند.» (المنطق، جلد1، صفحه 24) ↩