احتمالا شما هم گم شدن بین یادداشت‌های‌تان را تجربه کرده‌اید. بین انبوهی از فایل‌ها و پوشه ها گرفتار شده‌اید. همه چیز را با دقت دسته بندی و ذخیره کرده‌اید، اما دقیقا لحظه‌ای که به آن نیاز دارید پیدایش نمی کنید.
مشکل از شما نیست، ایراد از سیستمی است که برای سازماندهی یادداشت‌های خود استفاده کردید.
اگر سازماندهی حرفه‌ای و اصولی باشد، مراجعه به مطالب و بازیابی اطلاعات بدون سردرگمی و اتلاف وقت انجام می شود.
چرا سازماندهی کنیم؟
سال ها پیش که خبری از ابزارهای هوشمند نبود سازماندهی ضرورت داشت. هر سازمانی یک مسئول بایگانی داشت که با دقت تمام اسناد و مدارک را طبقه بندی می کرد. ورود کامپیوتر به اتاق بایگانی باز هم مانع این کار نشد و فقط فرایند آن را دیجیتالی کرد.
اما امروز که ابزارهای جستجو و مدل های زبانی پیشرفت چشمگیری داشته اند، شاید منطقی باشد از خودمان بپرسیم: آیا هنوز هم سازماندهی توجیه منطقی دارد؟ بهتر نیست به جای اینکه وقتمان را برای سازماندهی تلف کنیم روی یادگیری مطالب بیشتر و جدید تر تمرکز کنیم؟
من هم قبول دارم جستجو ابزار قدرتمندی است اما فکر میکنم جستجو و سازماندهی مکمل هم اند نه جانشین یکدیگر.
با وجود ابزارهای جستجو سازماندهی هنوز لازم است، چون وقتی بعد از مدتی به یادداشت‌ها رجوع می کنم معمولا ایده و مفاهیم کلی را به خاطر می آورم نه همان عبارات و کلماتی که هنگام نوشتن استفاده کردم. مثلا یک مطلب را با عنوان «یادداشت همیشه سبز» ذخیره کردم ولی وقتی به آن فکر میکنم فقط میتوانم آن را توصیف کنم: «یادداشتی که کهنه نمی شود و مدام به روز می شود». توصیف من با با عنوان ذخیره شده مطابقت ندارد به همین خاطر جستجو یا بی‌نتیجه می‌ماند یا زمان زیادی می برد.
ترکیب ساختار منظم با قابلیت جستجو هم شانس پیدا کردن مطلب را افزایش می دهد هم فشار ذهنی برای به خاطر آوردن کلیدواژه ها را کم میکند.
انواع سازماندهی
مانوئل لیما در این سخنرانی TED به بررسی تاریخ سازماندهی توسط انسان و نحوه تکامل آن می‌پردازد. او توضیح می‌دهد که در ابتدا، انسان‌ها از ساختارهای «سلسله مراتبی» مانند درخت دانش برای طبقه‌بندی جهان استفاده می‌کردند. درختان به دلیل بازتاب میل انسان به نظم و تقارن، استعاره بصری قدرتمندی بودند و در حوزه‌های مختلفی از جمله اخلاق، شجره‌نامه، قانون و علم کاربرد داشتند. لیما اشاره میکند که چالش‌های پیچیده امروزی نیازمند استعاره‌ای جدید هستند. او «شبکه» را به عنوان استعاره‌ای جدید معرفی میکند که جایگزین درخت شده و بینش جدیدی برای درک جهان ارائه می‌دهد.
به این ترتیب میتوان گفت دو ساختار کلی برای سازماندهی وجود دارد:
ساختار سلسله‌مراتبی (Hierarchy)
این ساختار مانند یک درخت عمل میکند. این روش بر پایه روابط والد-فرزند بنا شده و برای ایجاد نظم مناسب است.
در سیستم دیجیتالی معمولا این روش از طریق پوشه بندی پیاده سازی می شود. که در هر سیستم عامل و نرم‌افزاری امکان آن وجود دارد. پوشه‌ها به شما اجازه می‌دهد مطالب را تفکیک کرده و یادداشت‌های مشابه را در یک پوشه قرار دهید. همچنین با ایجاد فولدرهای فرعی میتوانید سلسله مراتب موضوعات را از کلی به جزئی مشخص کنید.
ساختار شبکه‌ای (Network)
این ساختار مانند تارعنکبوت است. فایل ها آزادانه به یکدیگر متصل می شوند. به جای اینکه یادداشت‌ها به ترتیب زمانی یا موضوعی دسته بندی شوند، بر اساس روابط و مفاهیم مشترک میان آنها سازماندهی می شوند.
در این روش از طریق لینک‌دهی یادداشت ها به یکدیگر پیوند میخورند. به این ترتیب یادداشت ها مستقل از هم نیستند و باید تلاش کنید ارتباط بین دانسته ای قبلی را کشف کنید.
چرا ساختار شبکه‌ای از سلسله‌مراتبی بهتر است؟
ساختار سلسله مراتبی(پوشه‌بندی) شما را مجبور میکند تا از همان ابتدا یک تصمیم سخت بگیرید: این یادداشت به کدام دسته تعلق دارد؟ اما یک یادداشت ممکن است به چندین زمینه مرتبط باشد.
تصور کنید یادداشتی دارید که بین دو موضوع روانشناسی و جامعه‌شناسی مشترک است. همزمان نمی‌تواند در دو پوشه باشد. اگر هم فقط در پوشه روانشناسی باشد ارتباطش با جامعه شناسی قطع می‌شود. کپی کردن یادداشت در هر دو پوشه هم راه‌حل هوشمندانه‌ای نیست؛ چون منجر به افزایش غیرضروری تعداد فایل‌ها و پیچیده‌تر شدن فرایند به‌روزرسانی می‌شود.
پس پوشه بندی اصلا ایده خوبی برای سازماندهی نیست، چون پوشه‌ها مطالب را زندانی می‌کنند!
در مقابل، رویکرد شبکه‌ای نمی‌پرسد: این را کجا بگذارم؟ بلکه می‌پرسد: این به چه چیزهای دیگری متصل است؟
شبکه سازی انعکاسی از عملکرد مغز انسان است. مغز انسان یک ساختار خطی و سلسله مراتبی ندارد. بلکه شبکه‌ای پویا از ارتباطات و وابستگی‌های متقابل است.
قبلا در یادداشت مغز چطور یاد می‌گیرد؟ درباره ی عملکرد مغز توضیح دادم. مغز ما بیشتر شبیه یک شبکه از سیناپس های به هم پیوسته عمل می کند. افکار ما توسط سیگنال هایی ساخته می شود که نورون های مغز به یکدیگر ارسال می کنند. این نورون ها به یکدیگر متصل می شوند و پیوند های مغزی را می سازند.
یادگیری عمیق زمانی اتفاق می افتد که این اتصال ها بیشتر شوند و پیوند های عمیق تری ایجاد کنند. به همین خاطر ساختار سلسله مراتبی اصلا روش مناسبی برای سازماندهی یادداشت ها نیست در این روش شما فقط یادداشت های والد و فرزند را مشخص می کنید در حالی که بین یادداشت ها روابط متنوع‌تری وجود دارد که این ساختار نمی تواند آن را منتقل کند.
اما شبکه سازی این محدودیت را ندارد و با الگویی شبیه به عملکرد مغز، ارتباط های متفاوت می‌سازد.
تفکر لزوما از نقطه الف به ب نیست. مثل پیکسل های عکس ما نقطه های مختلفی را ایجاد میکنیم. به تدریج با افزایش نقطه ها یک تصویر کلان می‌سازیم.
سیستم های سازماندهی
افراد مختلفی مثل من و شما دغدغه سازماندهی داشتند و به خاطر همین دغدغه سیستم هایی را طراحی کرده اند و برای فرایند سازماندهی قوانین و چارچوب خاصی وضع کرده اند.
سیستم های معروف و متداول این ها هستند:
زتلکاستن(Zettelkasten)
این سیستم توسط فیلسوف آلمانی نیکلاس لومان طراحی شده است. زتلکاستن یک سیستم شبکه‌ای برای یادداشت‌برداری و تفکر عمیق است. هر یادداشت به صورت مستقل و با لینک به یادداشت‌های مرتبط ساخته می‌شود، تا ارتباط بین ایده‌ها حفظ شده و دسترسی به اطلاعات آسان‌تر شود.
این سیستم مطابق با ساختار شبکه ای است.
📖 بیشتر بخوانید: The Introduction to the Zettelkasten Method
دیجیتال گاردن(Digital Garden)
دیجیتال گاردن روشی است که بر پایه استعاره باغبانی شکل گرفته است.
تصور کنید یک زمین حاصل‌خیز دارید که بذر دانش را در آن می‌کارید. محتوایی که مطالعه می‌کنید همچون خاک بستر رشد بذرها را فراهم میکند. هر بذری که می‌کارید در این خاک ریشه دوانده و از آن تغذیه میکند.
شما به‌عنوان باغبان از این بذرها مراقبت کرده و آنها پرورش می‌دهید. پس از جوانه‌زدن و رویش شاخه‌ها و برگ‌ها، قسمت‌های اضافی و زائد را هرس می‌کنید. آنها را پیوند می‌زنید و در نهایت محصول آن را برداشت کرده و به دیگران عرضه می‌کنید.
این روش هم ساختار شبکه ای را توصیه می کند.
پارا(PARA)
این روش توسط تیاگو فورته طراحی شده است. هدف پارامتد بیرون آوردن اطلاعات از ذهن و ذخیره آنها در یک سیستم دیجیتال قابل مدیریت است. این روش به شما کمک میکند ایده‌ها، یادداشت‌ها، پروژه‌ها و منابع مختلف را به‌صورت منظم و ساختاریافته نگه دارید تا هر زمان که نیاز داشتید، سریع به آنها دسترسی پیدا کنید.
این روش چندان تحت ساختار سلسله مراتبی نیست، اما اصراری هم بر لینک دهی و ساختن شبکه اطلاعات ندارد.
📖 بیشتر بخوانید:
LYT(Linking Your Thinking)
این سیستم با محوریت لینک دهی و ساختن نقشه محتوا طراحی شده است. این رویکرد را Nick Milo پیشنهاد کرده و یک کیت آماده کرده که میتوانید رایگان آن را دانلود کنید.
📖 بیشتر بخوانید: Linking Your Thinking
نکته‌های کلیدی در سازماندهی
۱. سیستم خودتان را بسازید
شما می توانید بر اساس نیاز و علاقه خود سیستم مناسب خودتان را طراحی کنید. لزوما قرار نیست از یکی از سیستم های موجود پیروی کنید. از ایده ها و ساختارهای هر کدام الهام بگیرید و سیستم شخصی خودتان را کارآمد کنید.
برای اینکه نیاز و شخصیت خودتان را بیشتر بشناسید پیشنهاد می کنم شخصیت شما در یادداشت برداری را مطالعه کنید.
۲. از سیستم های ساده استفاده کنید.
مراقب باشید در دام سیستم های پیچیده و عجیب و غریب نیفتید. سیستم پیچیده وقت و ذهن شما را می‌بلعد!
سیستمی که برای نظم‌دادن به اطلاعات به کار می‌برید باید ساده و بی‌دردسر باشد؛ سیستمی که کارتان را سبک‌تر کند و زمان بیشتری در اختیارتان بگذارد، نه اینکه وقت و انرژی‌تان را بگیرد.
۳. سیستم باید انعطاف پذیر باشد
شما و افکار شما دائم تغییر میکند. حذف و اضافه پوشه ها و دسته ها طبیعی است.
۴. شلختگی و به هم ریختگی ایراد ندارد
سخت گیری نکنید. به هم ریختگی گاهی باعث پیدا کردن ایده های نو می شود. پیوند های جدید می سازد.
۵. دلبستگی به اطلاعات نداشته باشید
لازم نیست همه چیز را ذخیره کنید.